14 Jun Arambarri: “Con Pulpo se ahorra un 30% de tiempo y hasta un 25% de gasto en la gestión de flotas”
Más de 200.000 vehículos de 500 empresas y presencia en 14 países. Es la carta de presentación de la empresa española Pulpo, que ha desarrollado una plataforma para automatizar toda la información necesaria para la gestión de una flota de vehículos.
Su director general, Javier Arambarri, asegura que gracias a esta plataforma la persona responsable de las flotas se ahorra un 30% de su tiempo. Y la empresa economiza entre un 10 y un 25% del gasto”. Él creó la empresa hace seis años junto a Evaristo Babé.
La clave de Pulpo está en la digitalización y automatización de todo el proceso y la activación de alertas para llevarlo todo al día y nada se escape, explica Arambarri.
Gastos en gasolina, aviso de multas municipales y en carretera, peajes, revisiones, ITV, seguros, renting, documentación de los vehículos, kilometraje, gps del coche, incidencias… Mucha información valiosa y necesaria para poder tomar decisiones que proviene de distintas fuentes, por lo que los gestores pasan buena parte de su tiempo reuniéndola.
“Se pasa de trabajar con un éxcel con muchas pestañas y cada vez más complicado a una plataforma que conecta y unifica toda la información de los proveedores, administración y del propio vehículo, mostrándola de forma sencilla. Sólo con eso el gestor ya se ha ahorrado muchísimas horas”.
IA para optimizar rutas
Además, el sistema facilita reportes sobre el estado y rendimiento de cada vehículo que permiten planificar medidas tales como la renovación de la flota. Y “cuenta además con alertas que te avisan de lo que está pasando y que indican qué hacer y cuándo. Por ejemplo, de que nos han puesto una multa, del plazo de la ITV o de la necesidad de revisión”.
Pulpo también ha incorporado Inteligencia Artificial para ayudar a la optimización de las rutas de cada vehículo, de las que se puede hacer un seguimiento en tiempo real.
Para ello no es necesario instalar un GPS, ya que “todos los vehículos hoy en día llevan uno incorporado de serie”. La plataforma cuenta con acuerdos con todos los fabricantes y “con la autorización del gestor de la flota nos podemos conectar directamente al dispositivo del vehículo y extraer la información”.
Mantenimiento: 80-20
Esta es una de las claves para el ahorro de costes. La otra es el correcto mantenimiento de los mismos. “Lo óptimo es que el mantenimiento predictivo (revisiones en plazo) suponga el 80% de las actuaciones y el 20% restante correctivo, reaccionando ante incidencias. Si es así tendremos el vehículo en perfectas condiciones”.
“El problema es que todos tendemos a ser reactivos, a reaccionar ante situaciones. Cuando se nos han cumplido los plazos o cuando explotamos el vehículo al máximo, retrasando las revisiones y este termina dañándose”, explica Arambarri.
“Está demostrado que si superas este 20% de mantenimiento reactivo comienzas a acumular gastos. Si no llevas un control estricto estás perdido, porque careces de información para saber dónde estás. Muchas veces nos encontramos con que el porcentaje está al revés y sólo hay un 20% de mantenimiento predictivo. Además, en el caso de los renting si no cumples con el mantenimiento preventivo puedes recibir sanciones o perder garantías. Pulpo viene a resolver ese problema”.
En concreto, cuando existe el renting, que asume parte de la gestión del vehículo, el ahorro se sitúa en el 10%, mientras que cuando el conjunto de la gestión recae en Pulpo, este puede elevarse hasta el 25%.
Pero, ¿qué se considera una flota? En el caso de vehículos muy intensivos en mantenimiento como camiones o tractores), con tres ya tendríamos una flota. Cuando hablamos de furgonetas, “todo dependerá de la dificultad que se tenga en gestionarlos, a partir de unos ocho coches creemos que ya es imprescindible contar con algún sistema de automatización”.
Pulpo: Mexico y España
Pulpo nació en realidad en México hace seis años de la mano de dos españoles, Javier Arambarri y Evaristo Babé. Dos profesionales libres que decidieron poner en marcha una APP para que alguien se hiciera cargo de tu coche cuando llegas a una reunión o a un establecimiento. Añadiéndole además al parking servicios como el lavado del mismo.
“Primero nos dirigimos al sector residencial, pero no funcionó y comenzamos a enfocarnos a empresas. Cuando comenzamos a presentar la APP nos preguntaban si integraba el mantenimiento del coche u otra información… detectamos que existía una necesidad en el mercado”.
La empresa tiene sede social en España y uno de sus socios reside aquí de forma permanente, mientras el otro se centra en la expansión por Latinoamérica.
El nombre de Pulpo surgió cuando, “al explicar el proyecto, pintábamos la silueta de un coche cada vez más sencilla y a la que añadíamos líneas con la información que íbamos a obtener del vehículo para incorporarla a la plataforma. Yo le decía a mi socio: parece un pulpo. Y cuando nos preguntaron el nombre de la empresa en una reunión surgió sin más. Primero Pulpomatic y enseguida Pulpo”.